PROTECCIÓN DE DATOS en las comunidades de propietarios
Cada comunidad de propietarios debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Sin embargo, contar con un administrador no exime a la comunidad de la responsabilidad de gestionar correctamente sus obligaciones como en la protección de datos en las comunidades de propietarios
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Mantén los datos de la comunidad seguros en Málaga
¿Sabías que la Ley de Propiedad Horizontal obliga al Administrador a custodiar y ofrecer la documentación de la comunidad?
Sin embargo, el Tribunal Constitucional establece una condición clave: cada solicitud de acceso se evalúa rigurosamente para asegurar que es proporcional a la necesidad. Solo se permitirá el acceso cuando la solicitud sea verdaderamente idónea, necesaria y equilibrada. Si no se cumplen estos criterios, la solicitud se denegará.
Convierte este reto en una oportunidad para proteger tu comunidad y garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones. ¡Asegura la transparencia y la seguridad en tu comunidad hoy mismo!
¿Por qué confiar en CIAX?
Gestionamos cada solicitud con rigor, garantizando que el acceso a la documentación cumpla con los principios legales.
Tranquilidad y seguridad en la protección de datos en las comunidades de propietarios
Con nuestro respaldo, podrás centrarte en lo que realmente importa: el bienestar de tu comunidad. Evita infracciones y protege a tu comunidad con un análisis detallado y personalizado.
Transformamos esta obligación en una oportunidad para proteger tu comunidad y evitar sanciones graves. Nuestro equipo de expertos revisa cada solicitud, asegurando que se gestione de forma justa y conforme a la normativa.
Registro de actividades de tratamiento
Cada Comunidad de Propietarios debe contar con un documento esencial: el “Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales”. Este registro, que debe estar siempre disponible para la Agencia Española de Protección de Datos, es tu carta de presentación en materia de cumplimiento y transparencia.
Base jurídica que legitima el tratamiento.
La fundamentación legal que respalda cada tratamiento.
Colectivo de personas afectadas
Quiénes se benefician y están protegidos.
Destinatarios
A quiénes se pueden comunicar esos datos.
Transferencias internacionales
Movimientos de datos fuera del país, si los hay.
Plazos de supresión de los datos personales
Los tiempos establecidos para eliminar la información.
Medidas de seguridad aplicables
Los protocolos que garantizan la protección de datos para administradores de fincas
Proveedores con garantías suficientes
Su comunidad necesita proveedores: Electricistas, fontaneros, cerrajeros, pintores, empresas multiservicios, etc,
Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos.
El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para su comunidad.
Responsabilidad Activa
Todas las entidades que gestionen datos personales han de respetar el principio de “Responsabilidad Activa” que consiste en prevenir y reaccionar ante los cambios técnicos y legales que puedan afectar a la gestión de la privacidad. Para poder acreditar este principio, han de estar pendientes de las herramientas, guías, directrices y orientaciones que publique la Agencia Española de Protección de Datos.
Para una Comunidad de Propietarios son de aplicación directa:
- La Guía de Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios.
- La Guía de Videovigilancia.
MalagaLopd monitoriza todas las publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, informando a su Comunidad, y actualizando la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento de este principio.
Videovigilancia
Si su Comunidad tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:
- Para que contenga toda la información requerida en la legislación.
- Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.
Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de su comunidad o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.
Portal de derechos
La Agencia Española de Protección de Datos, en su Hoja de Ruta para implantar la LOPD recomienda a todos los que están obligados a Adoptar los MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS para el ejercicio de derechos utilizando servicios web siempre que sea posible.
Aunque su Comunidad no tenga una página web propia, podemos habilitar un Portal de Ejercicio de Derechos, que permite a las personas interesadas gestionar sus derechos «como la AEPD manda».
Empleados de la comunidad
Si la Comunidad tiene empleados (portero, jardinero, personal de mantenimiento, etc) es necesario:
- Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
- Recabar su compromiso de confidencialidad,
- Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento,
- Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.
Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.
Lo que dicen nuestros clientes
«El servicio de protección de datos de CIAx ha transformado nuestra gestión en la comunidad. La asesoría es clara, profesional y se adapta a nuestras necesidades, garantizando el cumplimiento normativo de manera sencilla.»
«Desde que contratamos a CIAx, la seguridad y el manejo de la información en nuestra comunidad han mejorado notablemente. La atención personalizada y el conocimiento experto hacen de este servicio una inversión imprescindible.»
Preguntas frecuentes sobre proteccion de datos
¿Qué ventajas ofrece este servicio para mi comunidad?
El servicio de CIAx garantiza el cumplimiento del RGPD y demás normativas, protege la información de los propietarios y reduce el riesgo de sanciones. Además, se adapta a las necesidades específicas de cada comunidad, facilitando la gestión de datos y mejorando la seguridad.
¿Cómo se lleva a cabo la auditoría inicial de la comunidad?
Se realiza una auditoría exhaustiva para analizar los procesos y la documentación existente, identificando áreas de mejora y riesgos potenciales. Esto nos permite elaborar un plan de acción personalizado para alcanzar el cumplimiento normativo.
¿Qué documentación y procesos se revisan o actualizan con este servicio?
Revisamos y actualizamos la documentación esencial, como el registro de actividades de tratamiento, las políticas de privacidad, elaboración contratos a terceros, protocolos internos y cualquier procedimiento relacionado con el manejo de datos personales.
¿Cuánto tiempo se necesita para implementar las medidas de protección de datos?
El tiempo de implementación varía según el tamaño y complejidad de la comunidad, pero en la mayoría de los casos se observan mejoras y resultados concretos en pocas semanas, desde la auditoría inicial hasta la puesta en marcha de las medidas.
¿Incluye el servicio formación para administradores y responsables?
Sí, parte integral del servicio es la formación personalizada. Se imparten sesiones prácticas para que administradores y responsables comprendan y apliquen correctamente las medidas y protocolos de protección de datos.
¿Qué medidas se aplican para prevenir incidentes de seguridad o brechas de datos?
Implementamos medidas técnicas y organizativas, como controles de acceso, encriptación de datos y protocolos de respuesta ante incidentes. Estas acciones minimizan el riesgo y aseguran una respuesta rápida y eficaz en caso de cualquier eventualidad.
¿Qué tipo de soporte continuo se ofrece tras la implementación?
Nuestro servicio incluye asesoría continua y soporte técnico. Realizamos revisiones periódicas, ofrecemos actualizaciones y estamos disponibles para resolver cualquier duda o incidencia que pueda surgir en el día a día..
En un sector donde la seguridad es clave, la proteccion de datos te ofrece la tranquilidad que necesitas. con tu administración de propietarios y comunidades.