La Agencia Española de Protección de Datos, ha publicado una guía destinada a los Administradores de Fincas, en relación a la gestión de los datos personales de las comunidades de propietarios. El tratamiento de datos personales en el ámbito de las comunidades de propietarios, constituye uno de los motivos de consulta más frecuentes ante la Agencia.
Los Administradores de Fincas, tienen una doble función:
- Gestores materiales de los tratamientos, que llevan a cabo en el marco de la prestación de sus servicios, a las comunidades de propietarios.
- Asesores en todo lo relacionado con la protección de datos personales.
La guía aborda cuestiones generales de la normativa de protección de datos, que se aplica a los tratamientos de datos realizados por las comunidades de propietarios:
- Definición de conceptos básicos.
- La inscripción del fichero (hasta 25 de mayo 2018).
- Futuro registro de actividades.
- La forma de organizar las relaciones y las principales obligaciones, entre la comunidad de propietarios, como responsable de tratamiento, y el Administrador de Fincas, como encargado del tratamiento.
En relación a las cuestiones especificas, que son con frecuencia comunes a todas las comunidades de propietarios:
- Impago de los recibos de la comunidad por parte de los propietarios.
- Acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad, por parte de los propietarios de viviendas en régimen de propiedad horizontal.
- Exhibición del libro de actas de la comunidad de propietarios a entidades financieras.
- Videovigilancia en comunidades de propietarios.
También se establece en la guía los nuevos retos que suponen para los Administradores de Fincas, cumplir con el nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos, que será de obligado cumplimiento el 25 de mayo de 2018.
- Desaparece la obligación de notificar la creación de ficheros. En su lugar, surgen un conjunto de medidas de carácter interno, denominado Registro de las actividades de tratamiento, que el responsable y/o encargado de los tratamientos deberán de impulsar y tener documentadas a disposición de la AEPD.
- El Administrador de Fincas, como encargado del tratamiento, debe de realizar un contrato, en el que se especifiquen las obligaciones de las partes contratantes, en relación con la normativa de protección de datos.
- El principio de responsabilidad proactiva, es la necesidad de que el responsable del tratamiento, aplique medidas técnicas y organizativas, apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con el RGPD.
- El responsable del tratamiento y el encargado tienen que evaluar los riesgos del tratamiento y el impacto sobre la protección de datos.
Desde Ciax Informática, os podemos ayudar y asesorar, para que las comunidades de propietarios y los Administradores de Fincas, cumpla con las normas de protección de datos.
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