El modelo 347 - comunidades de propietarios con Gesfincas

EL BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO NUM. 257 del Sábado 26 de Octubre de 2013, indica la obligación de confeccionar el modelo 347 por parte de las Comunidades de Propietarios, a partir del año 2015, por aquellas operaciones que superen los 3005,06 euros.

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Este BOLETÍN dice en la Sec. I. Página 86960 lo siguiente:
La obligación de declarar a que se refiere el artículo 31.1 de este Reglamento, respecto de las entidades a las que sea de aplicación la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal, no incluirá las siguientes operaciones:

Las de suministro de energía eléctrica y combustibles de cualquier tipo con destino a su uso y consumo comunitario.
Las de suministro de agua con destino a su uso y consumo comunitario.
Las derivadas de seguros que tengan por objeto el aseguramiento de bienes y derechos relacionados con zonas y elementos comunes.

Evidentemente, la obligación arranca desde el 1 de enero del 2014 por lo que a la hora de registrar las anotaciones contables, tendremos que tenerlo en cuenta, ya que se deben incluir de forma separada las operaciones que en el conjunto del año superen la cifra mencionada por adquisiciones de bienes y servicios y también deben incluirse las ayudas y o subvenciones que reciba la comunidad y no sean reintegrables, al margen de la cuantía de las mismas.

Para poder confeccionar el 347 en 2015, con nuestro programa de Gesfincas, hemos establecido las siguientes recomendaciones, partiendo de dos situaciones de trabajo.

SITUACIÓN 1: Registro de las facturas que reciba o todas las que precise tratar por su importe, desde submenú Proveedores.

Desde el Modulo de Horizontal:
Dar de alta los Proveedores, su identificación Fiscal, sus teléfonos, la persona de contacto y las actividades que desarrolla, esta información una vez registrada, puede ser utilizada en Gesfincas y módulos complementarios, puede ser llevada en el móvil, etc. y ahora más todavía, ya que nos permitirá cumplir las obligaciones fiscales, pues el modelo 347, recoge la identificación del Proveedor y los importes que nos ha facturado superiores a 3005,06 euros a lo largo del año, incluyendo el IVA.

Seleccionando la Opción 1 – Datos generales, se le presenta la siguiente pantalla, que permite el alta, modificación de cualquier dato relativo a los proveedores.

Utilice esta opción para dar de alta o modificar las fichas de sus proveedores de servicios, pues de esta forma mantiene una base de datos única, al margen que le permite indicar si este está sujeto al criterio de Caja, está en estimación objetiva, saber su profesión y otros muchos datos.

Al pulsar en Cuentas, le aparece la siguiente pantalla, para crear la cuenta contable en todas las comunidades que lo necesite, siendo siempre el proveedor único para todas.

El menú de Proveedores de Gesfincas, realiza todas las funciones para el registro y control de las facturas que se reciben en el despacho, contando con la ayuda de la opción de Contratos, que permite dar de alta una plantilla con las cuentas que intervienen y realizar el registro prácticamente de manera automática.

Para las comunidades se creó hace tiempo una pantalla de registro rápido que obvia el tratamiento del IVA (Menú proveedores opción 4 Registro de facturas para comunidades).

Como puede ver en la pantalla, se solicita la cuenta del gasto, el importe total de la factura, la cuenta del Proveedor que ha enviado la factura el concepto de la misma y si este proveedor está marcado como Estimación Objetiva, se refleja la retención para poder declararla.

Con este sistema algunos pensarán que el trabajo es mayor que el actual de registrar el gasto, pero a medio plazo, se darán cuenta de que es un método que le permite saber lo que le han facturado sus proveedores, en una o todas las comunidades que administra y llevar un control real de las facturas que recibe, siendo la opción 9 de pendientes gestión/contabilidad, la que le indica en caso de haber pagado una factura si la ha registrado o no. Este sistema Contabiliza Automáticamente las facturas registradas, por lo que el usuario del programa no necesita tener amplios conocimientos contables.

Con los contratos pasa exactamente lo mismo, se pierde un cierto tiempo cuando se dan de alta, pero a largo plazo, hemos resuelto de un plumazo la contabilidad de las facturas que recibimos.

Como se puede ver, se identifica la cuenta de gastos, la cuenta del proveedor y si procede la cuenta del pago.

Opción 6. Relación de Facturas.

Se ha modificado esta opción para permitir unos cuadres previos antes de realizar el nuevo modelo, incluyendo las agrupaciones unidad/proveedor y CIF unidad/proveedor permitiendo listar por filtro de importes superiores que deseemos.

Concluyendo:

La situación 1, evidentemente es la más profesional, permite el registro de las facturas y realiza su contabilización de manera automática. Puede utilizar el sistema de Contratos para esta finalidad.
La opción 6.‐Relación de facturas, se ha modificado para permitir saber las facturas de un proveedor, que superan la cifra por la que hay que declararlas.
La información para confeccionar el modelo 347 – Comunidades, saldrá de la Contabilidad, analizando los gastos y vinculando estos con el proveedor al que se le ha asignado el mismo.

SITUACIÓN 2: Contabilizar los gastos de la comunidad, pasando siempre por la cuenta contable del Proveedor (Subgrupo 40) o Acreedor (Subgrupo 41).

Sí el sistema de trabajo que Vd. utiliza habitualmente, es el de contabilizar los gastos a través de los asientos simples, debe cambiar el sistema y contabilizar los gastos al DEBE (como hasta ahora), pero la contrapartida (HABER) a una cuenta de proveedor o acreedor.

Cuando tenga que Registrar el Pago, no utilizará la cuenta de gastos (grupo 6), si no que utilizara la cuenta del proveedor (40 o 41), este sistema le permite a través de la cuenta de Mayor del Proveedor o Acreedor saber si ha pagado un gasto y ha registrado o no la factura.

El registro de la factura nace por el HABER y el pago de la misma por el DEBE, si todas las facturas han sido pagadas el saldo de la cuenta, será cero y en caso de saldo Deudor, es que Vd. ha pagado algún gasto y no ha registrado la factura.

En las comunidades, el IVA no se detalla, ni tenemos obligación de registrarla separado del gasto, porque la comunidad, es consumidor final y no deduce el IVA, así que las anotaciones en las cuentas de gastos, incluirán dicho IVA. Veamos el siguiente ejemplo:

Nos llega una factura de Pedro Cristalero (Obras diversas) el cual está en estimación objetiva, lo que nos obliga a una retención del 1 % sobre la base imponible, la factura que nos emite es la siguiente:

Base: 750 € IVA 21%: 157,50 € Retención 1%: 7,50€ Total factura: 900,00 €

907,50 (D) a 6220104 – Reparaciones Varias (750 + 157,50)
7.50 (H) a 4751002	– Retenciones Estimación Objetiva
900,00 (H) a 4100005	– Pedro Ximenez (obras diversas)

En el sub‐menú cuentas de la contabilidad, la opción 7 Listado de Cuentas agrupadas por persona, no permite filtrando, por ejemplo entre las cuentas 41 a 41999999, sacar seleccionando la suma de los movimientos de HABER, las facturas de gastos registradas por cada proveedor.

Confeccionar el modelo 347 – Comunidades con Gesfincas

En la pantalla principal de Gesfincas, en el Menu Contabilidad, seleccionamos Modelos de Hacienda, al que denominamos Iesafiscal.

Se nos presenta el siguiente menú de opciones:

Sí pulsamos en el botón 347 Com. Nos aparecen las diferentes opciones tanto de procesos previos como del resto de procesos, para concluir correctamente la tarea de la generación del modelo.

La primera opción que debemos ejecutar, es la de la Preparación de los gastos, la cual nos permite, agrupar dichos gastos, teniendo en cuenta la cuenta del proveedor, si existe, o bien permitiendo asignar dichos gastos a un proveedor o simplemente excluirlos, si según la ley no debemos declararlos.

Utilizaremos las cuentas de gastos ya que estas llevan incluido el IVA, permitiremos Excluir aquellos gastos que la ley dice que no deben ser informados.

Sí hemos ejecutado esta opción con anterioridad, nos avisa de que ya hay datos, que si queremos ignorarlos porque hayan sido pruebas o queremos generar los mismos de nuevo.

A continuación, nos permitiría indicarle las cuentas de gastos que según el Real Decreto quedarían excluidos, simplemente con buscar las cuentas de dichos gastos.

Pulsaríamos el botón Procesar.

En este proceso, si alguna comunidad, se ha desglosado en varias unidades correspondientes a bloques o a una mancomunidad con el mismo CIF, nos advierte de que se han encontrados varios iguales y que la agrupación se haría en la misma entidad, ya que el modelo tiene que recoger en un solo CIF a todos los proveedores y acumular las facturas expedidas.

Sí Vd. como usuario de Gesfincas, registra los gastos desde los asientos simples o desde el extracto bancario, obviando la anotación en el proveedor, realmente no tiene el control de las facturas que ha recibido y en consecuencia, tendría que revisar a final de ejercicio los gastos que superaran la cifra reseñada e identificar en este caso al proveedor para poder hacer la declaración del modelo 347.

Este sistema de registro contable, a priori, quien lo utiliza puede seguir haciéndolo, ya que muchos de los gastos más habituales de las comunidades como se reseña al principio, quedan exentos de declarar y en el caso de gastos elevados por otros servicios o bienes, siempre puede hacer la anotación pertinente para identificar al proveedor, modificando el apunte desde el Mayor del gasto, desglosando el mismo en dos. La anotación del gasto tendrá como contrapartida al HABER del proveedor y en el mismo asiento, anotará el pago contra el proveedor (DEBE) Banco (Haber).

En la pantalla de la siguiente página, los gastos que se muestran, en la parte superior, han sido acumulados por cada cuenta o concepto y en la parte inferior, se muestra el detalle. Se puede asignar un proveedor, tanto en la parte superior como en la inferior si aunque se haya utilizado una misma cuenta de gastos, estos han sido realizados por diferentes proveedores.

Posteriormente pulsaremos Acumular

Para finalizar el proceso, tendríamos que pulsar el botón Grabar para fiscal.

Subvenciones

Siguiendo con los procesos que marca la pantalla de confección del modelo, el paso siguiente, sería indicarle al programa qué cuenta hemos utilizado para el registro de las subvenciones que puedan haber recibido las Comunidades.

Una vez más indicarles que estas habrán sido registradas en la contabilidad de cada una de ellas mediante un asiento múltiple cuyo ejemplo mostramos a continuación:

La Comunidad de Madrid, nos subvenciona la colocación de medidores de energía que hemos instalado recientemente, nos ingresa en la cuenta de la comunidad 4.500 euros por tal concepto.

4.500 (D) a 440nnnn – Comunidad de Madrid deudora por la subvención
a 740nnnn	– Subvenciones Comunidad de Madrid 4.500 (H)
4.500 (D) a 572nnnn – Banco de la Entidad (por el ingreso)
a 440nnnn	– Comunidad de Madrid deudora 4.500 (H)

Es imprescindible utilizar la cuenta 440nnnn (Cuenta deudora), porque al dar de alta esta cuenta, automáticamente el programa solicitará los datos Fiscales de la misma.

El saldo de la cuenta 740nnnn, se repartirá en la liquidación de Ingresos/Gastos bien como menor gasto asignando dicha cuenta al grupo 01 – Gastos generales o bien detallándolo en una columna independiente.

Y como siempre recomendamos, utilizar la misma cuenta en la medida de lo posible para todas aquellas entidades que hayan recibido alguna subvención del mismo Organismo.

El proceso de preparar los ingresos, es similar al realizado para la preparación de los gastos, de tal manera que una vez seleccionemos esta opción, nos aparece la pantalla de la siguiente página que nos solicita la introducción de las cuentas contables que se han utilizado para registrar las subvenciones.

Pulsamos el botón Procesar y nos aparece la lista de las subvenciones que se ha registrado en las diferentes comunidades.

Como podemos observar, a diferencia de los gastos, que se toman todos aquellos superiores de un mismo proveedor a 3005,06 euros, las subvenciones se toman independientemente de su importe.

Para finalizar este paso pulsaremos el Botón Acumular.

Se nos muestra la pantalla con los datos que se han tratado de las diferentes comunidades.

Y al igual que en el proceso de los gastos, para finalizar este, pulsamos Grabar para Fiscal.

Los datos tratados, ya pueden ser utilizados en otros procesos, por ejemplo, al igual que en el Sub-menu de Fiscal, existe la posibilidad de obtener un listado de la información que hemos generado de las diferentes comunidades y también de enviar una carta comunicando los saldos que vamos a declarar a Hacienda de cada uno de los proveedores, sistema habitual en este tipo de declaraciones, para que el proveedor, pueda cotejar su información con la nuestra.

Impresión del modelo 347

Para todos aquellos clientes, usuarios habituales, del modulo Fiscal, a partir de este punto, ya le suena todo, porque con sus diferencias, utiliza el mismo sistema que cuando se confecciona cualquier modelo de Hacienda.

Todos los modelos, permiten previamente a la confección del mismo, ver los datos que se van a declarar, la caratula del mismo y los datos en su detalle.

Una vez seleccionada la entidad y el ejercicio, pulsando la solapa de Resumen, se nos mostraría la información de la caratula del modelo, permitiendo el Botón – Gastos visualizar los registros de este tipo y el Botón‐Ingresos para ver las Subvenciones.